Como preparar sua empresa para a reforma tributária mapeando o regime de clientes e fornecedores

A reforma tributária está avançando e trará mudanças profundas na forma como empresas se relacionam fiscalmente. Mesmo antes da implantação dos novos tributos — IBS e CBS — já é possível agir de forma estratégica: compreender como cada cliente e fornecedor está enquadrado tributariamente.

Saber quem é optante pelo Simples Nacional e quem atua em regime normal de apuração é o ponto de partida para qualquer análise de impacto futuro. Essa classificação apoia simulações de custos, definição de preços e revisão de contratos, permitindo que sua empresa se antecipe às transições que virão.

O ponto de partida: conhecer o regime de quem se relaciona com você

A transição para o novo modelo de tributação exigirá que as empresas operem com dados confiáveis sobre sua cadeia de negócios. Fornecedores e clientes de regimes diferentes poderão ter tratamentos distintos quanto à apuração de créditos e obrigações acessórias.

Por isso, classificar parceiros entre Simples e não Simples é, com base no que é possível fazer de imediato, uma medida de organização e também de preparação para a reforma.

Cenário 1 — Poucos parceiros e alto impacto financeiro

Empresas que trabalham com uma base reduzida de fornecedores, mas com contratos relevantes, podem iniciar o processo de forma manual.

O Portal do Simples Nacional permite consultar, pelo CNPJ, se a empresa é optante, desde quando e, se houver, a data de exclusão. Essa checagem pontual é suficiente para construir uma base segura de informação sobre os parceiros estratégicos, sem necessidade de integração tecnológica. De fato, é a fonte mais confiável para obter essa informação.

Após consolidar os resultados, recomenda-se atualizar a planilha de controle a cada trimestre ou antes de revisões contratuais, visto que empresas podem ser excluídas do regime durante o curso do ano.

Esse levantamento simples já oferece insumos para as primeiras simulações de IBS e CBS, quando as regras estiverem definidas.

Cenário 2 — Operações recorrentes e volume intermediário

Empresas que lidam com dezenas ou centenas de fornecedores podem usar os próprios documentos fiscais para identificar o regime tributário de quem emite as notas.

Nos arquivos XML de NF-e, NFS-e ou CT-e, há campos que indicam o enquadramento:

1. CRT = 1 ou 2 → empresa optante pelo Simples Nacional

2. presença de CSOSN (em vez de CST) → confirma o regime

3. menção a “Optante pelo Simples Nacional” em notas de serviço

Com uma rotina simples de leitura desses dados — automatizada pelo ERP ou sistema fiscal — é possível manter a informação atualizada sem depender de consultas externas. Essa prática aproveita dados que já circulam na operação e mantém o controle sobre o enquadramento dos parceiros ativos.

Cenário 3 — Grande volume e necessidade estratégica de controle

Negócios com centenas ou milhares de CNPJs na base de clientes e fornecedores devem investir em automação via API. Existem serviços de mercado, como Infosimples, DBDireto, CNPJá e SintegraWS, que permitem realizar consultas em lote e obter, de forma estruturada, informações sobre o enquadramento tributário de cada empresa.

A integração dessas APIs ao sistema contábil ou ao ERP possibilita atualizar periodicamente o status dos parceiros. Esse modelo é escalável e preparado para evoluir conforme novos tributos e integrações oficiais forem publicados, contudo, são soluções onerosas às usuários.

Olhando para os próximos meses

O governo deve divulgar gradualmente o ecossistema tecnológico da reforma tributária, incluindo cadastros e sistemas ligados ao IBS e CBS. É provável que, assim como ocorre com o Simples Nacional, sejam disponibilizadas consultas públicas ou integrações oficiais que indiquem quais empresas optaram pelo novo modelo.

Por isso, as soluções adotadas agora — manuais, baseadas em notas fiscais ou via API — serão úteis principalmente para as simulações de impactos e planejamentos. Empresas que já mantiverem sua base de CNPJs organizada e atualizada estarão evoluindo para efetuarem simulações mais precisas dos impactos das mudanças.

Como podemos ajudar?

Para empresas que já são clientes da Pompermaier, dispomos em nosso banco de dados das notas fiscais de compras de cada cliente. Com o apoio da nossa área de Tecnologia da Informação, a medir pela necessidade de cada cliente, podemos viabilizar consultas para fornecer dados a serem utilizados sobre as notas fiscais emitidas por terceiros (fornecedores), identificando quem é optante pelo Simples Nacional e quem não é.

Essa análise pode ser realizada de forma personalizada, conforme o perfil de cada empresa, oferecendo informações práticas para apoiar o planejamento tributário e as simulações de impacto da reforma.

Empresas interessadas podem acionar sua equipe de atendimento Pompermaier para abrir uma demanda junto à área de TI, que fará a análise técnica e de viabilidade do projeto.

Conclusão

Preparar-se para a reforma tributária começa com dados. Mapear o regime de fornecedores e clientes hoje, principalmente em operações B2B, é o que permitirá, adiante, mensurar com clareza os impactos do IBS e CBS e tomar decisões baseadas em fatos, não em suposições.

Empresas que compreenderem a composição tributária da sua cadeia terão vantagem competitiva, reduzirão riscos e estarão aptas a implementar ajustes com tranquilidade. A ação necessária é simples, mas o resultado é estratégico: conhecer o regime de quem faz parte do seu negócio é o primeiro passo para atravessar a reforma com segurança e eficiência.