Nota de débito e nota de crédito: entenda como esses documentos impactam a apuração assistida

Fala, Empresário!

Em outro artigo aqui no blog, explicamos como funciona a apuração assistida, modelo em que o Fisco calcula os tributos com base nos documentos fiscais emitidos pela empresa. Nesse cenário, a emissão correta dos documentos deixou de ser apenas uma obrigação acessória: ela passou a influenciar diretamente a apuração dos tributos e o aproveitamento de créditos.

É justamente nesse contexto que surgem dois novos instrumentos: a nota de débito e a nota de crédito. Embora sejam novidades para muitas empresas, elas não foram criadas para substituir a nota fiscal tradicional, mas para registrar situações que a operação original não conseguiu refletir. Em outras palavras, são documentos destinados a ajustar a apuração dentro da chamada janela de ajuste, período correspondente ao mês seguinte ao da operação.

Entenda primeiro o significado de "débito" e "crédito"

Antes de falar sobre cada documento, vale esclarecer uma dúvida bastante comum. Quando a legislação fala em nota de débito ou nota de crédito, esses termos sempre são analisados do ponto de vista de quem está emitindo o documento.

Assim, a nota de débito representa um aumento do imposto devido pelo emitente, enquanto a nota de crédito representa uma redução desse imposto. Naturalmente, esses efeitos repercutem também na apuração da outra parte da operação, mas a nomenclatura sempre considera quem está emitindo a nota.

Esses documentos foram incorporados à NF-e modelo 55 pela Nota Técnica 2025.002-RTC, editada com fundamento no Ajuste SINIEF nº 49/2025, justamente para atender às necessidades da apuração assistida.

Quando será necessário emitir uma nota de débito?

A nota de débito será utilizada sempre que a empresa precisar registrar um débito tributário que não apareceu na nota original ou quando houver necessidade de estornar um crédito anteriormente apropriado.

Uma das situações mais comuns ocorre no recebimento de multas e juros por atraso. Quando o cliente paga uma obrigação fora do prazo, esses acréscimos também sofrem incidência de IBS e CBS. Nessa hipótese, a empresa deve emitir uma nota de débito para documentar os valores recebidos, permitindo inclusive que o cliente, quando estiver sujeito ao regime regular, aproveite o crédito correspondente.

Outro caso frequente envolve o pagamento antecipado. Se o cliente paga antes da entrega da mercadoria ou da prestação do serviço, o fato gerador dos tributos passa a ocorrer no momento do recebimento. Cada parcela antecipada exige uma nota de débito própria e, posteriormente, a nota fiscal definitiva faz referência a esses documentos para evitar dupla tributação.

Também será necessária a emissão da nota de débito quando houver perdas de estoque, como mercadorias furtadas, deterioradas ou extraviadas. Nesses casos, a empresa perde o direito ao crédito anteriormente apropriado e deverá emitir uma nota para si mesma, realizando o estorno desse crédito.

Perceba que várias situações que antes eram resolvidas apenas por lançamentos contábeis passam agora a exigir um documento fiscal específico. Se ele não for emitido, a apuração da empresa poderá não coincidir com aquela realizada pelo Fisco.

E quando entra a nota de crédito?

A nota de crédito atua como o outro lado desse mecanismo de ajuste. Ela é utilizada para reduzir um débito do emitente ou regularizar créditos que não foram corretamente registrados na operação original.

O exemplo mais conhecido envolve justamente multas e juros. Imagine que o fornecedor recebeu esses valores, mas deixou de emitir a nota de débito correspondente. Nesse caso, o comprador poderá emitir uma nota de crédito para regularizar a situação.

No entanto, esse documento não produz efeitos automaticamente. Após sua emissão, ele permanece com o status de "Aguardando Aceite", dependendo de manifestação eletrônica do fornecedor. Somente após esse aceite o débito será incorporado à apuração do fornecedor e o crédito poderá ser aproveitado pelo comprador, desde que atendidos os demais requisitos legais.

Caso o fornecedor não registre esse aceite, o crédito permanece inaproveitável para quem comprou e o débito deixa de integrar a apuração de quem vendeu.

Na prática, isso representa uma mudança importante na rotina das empresas. O aproveitamento de determinados créditos passa a depender também da atuação do outro contribuinte, tornando a conciliação entre fornecedores e clientes uma atividade ainda mais relevante.

Cancelamento e devolução não produzem os mesmos efeitos

Outro ponto que merece atenção é a diferença entre cancelamento e devolução, conceitos que muitas vezes são tratados como sinônimos, mas que possuem consequências tributárias bastante diferentes.

No cancelamento, considera-se que a operação nunca chegou a produzir seus efeitos. Por isso, o ajuste retroage à data da operação original. Se um crédito apropriado em janeiro for cancelado apenas meses depois, os efeitos também voltarão para janeiro, podendo gerar juros e multa relativos a todo esse período.

Já na devolução, a operação ocorreu regularmente e somente depois surgiu um fato que justificou seu desfazimento. Nesse caso, o ajuste é realizado no mês em que a devolução aconteceu, sem efeitos retroativos.

Essa distinção pode parecer apenas conceitual, mas influencia diretamente o valor dos tributos e dos encargos incidentes sobre a operação.

Quando essas notas passam a ser obrigatórias?

O cronograma acompanha a implementação da Reforma Tributária.

Para as empresas do Regime Normal, as informações de IBS e CBS passaram a produzir efeitos jurídicos em 2026, sendo que a obrigatoriedade dos novos campos em ambiente de produção terá início em 3 de agosto de 2026. É a partir dessa fase que as notas de débito e de crédito passam a integrar efetivamente a rotina das empresas sempre que a legislação exigir sua emissão.

Já para os contribuintes do Simples Nacional e para o MEI, essa obrigatoriedade começa apenas em 4 de janeiro de 2027.

Como a Receita Federal vem promovendo ajustes periódicos na Nota Técnica, é importante acompanhar eventuais alterações no cronograma.

Uma única nota para IBS e CBS

Apesar de IBS e CBS possuírem administrações distintas — o IBS pelo Comitê Gestor e a CBS pela Receita Federal —, a empresa não precisará emitir documentos diferentes para cada tributo.

A nota de débito e a nota de crédito são únicas, seguem o mesmo leiaute da NF-e e atendem simultaneamente às exigências dos dois tributos. O que muda está apenas na forma como cada administração utilizará essas informações em sua respectiva apuração assistida.

Como sua empresa pode se preparar?

A melhor estratégia é começar revisando os processos internos. Vale identificar operações que envolvam multas, juros, pagamentos antecipados ou perdas de estoque, pois são justamente essas situações que costumam exigir a emissão das novas notas.

Também é recomendável fortalecer a rotina de conciliação com fornecedores e clientes, já que determinados créditos dependerão do aceite da outra parte para serem efetivamente aproveitados.

Por fim, é essencial que a equipe responsável pela emissão dos documentos fiscais saiba diferenciar corretamente cancelamentos e devoluções, evitando ajustes retroativos desnecessários e possíveis encargos financeiros.